Felkészülés a pályázatíráshoz: laptop és könyvek egy asztalon

Így pályázz, hogy nyerj!

Ma már rengeteg pályázat hever a lábunk előtt, szinte minden területen találni aktuális kiírásokat. A lehetőség tehát adott, azonban nyertesként kikerülni nem könnyű feladat. Barna Zsófi pályázatírót, a #konnektworkshop előadóját kérdeztük arról, hogy mitől lesz jó egy pályázat, mikre kell nagyon odafigyelni az előkészületek során és mit kell tennünk, ha ebben a szakmában szeretnénk elhelyezkedni.


Mivel foglalkozol pontosan?

Egy budapesti kisvállalatnál dolgozom pályázatíróként és projektmenedzserként. A pályázati üzletág csoportvezetőjeként feladatom a pályázatírás, az üzletágon belül felmerülő feladatok elosztása, ellenőrzése, a munkafolyamataink alakítása, fejlesztése. Ezeken kívül a nyertes pályázatok menedzsmentjét is végzem a többiekkel együtt egészen a projekt zárásáig.

Mi indított el a pályázatírás útján? Hogyan váltál pályázatíróvá?

2013-ban épp munkát kerestem, amikor megláttam egy pályázatíró cég álláshirdetését. Mivel már az egyetem alatt is bíráltam pályázatokat (akkor még csak ösztöndíjakat és különböző kari pályázatokat), így gondoltam kipróbálom magam ebben is. Az akkori pályázati téma nagyon közel állt hozzám, mivel munkahelyi képzések megvalósítását végeztük. Különösebb tapasztalatom nem volt sem a pályázatírásban, sem a megvalósításban, de az akkori munkahelyemen (és a mostani helyen is) nagyon sokat tanultam erről.

Barna Zsófi pályázatíró

Intézményesített keretek között lehet-e tanulni a pályázatírást?

Igen, egyre több oktatási intézmény indít pályázatíró képzést, ezenkívül pedig egyre több workshopot, szakmai napot is tartanak ebben a témában. Azt gondolom, hogy ez mindenképp egy jó alapja lehet annak, hogy valaki megismerkedjen ezzel a szakmával, hogy megismerje az alapokat.

Milyen tulajdonságokra, képességekre van szüksége egy pályázatírónak?

Amire mindenképp szükség van az a pontosság, a precizitás, hiszen sokszor nagy összegekkel dolgozunk. Ezeken kívül fontos a jó kommunikáció, mivel nap, mint nap tartanunk kell a kapcsolatot az ügyfeleinkkel, akik ezerfélék lehetnek, mégis meg kell találni velük a közös hangot. Én még kiemelném, hogy tudni kell a határidőket tartani.

Nincsen olyan, hogy ma van a határidő, de ha még holnap beadok valamit az jó lesz. Sajnos ilyen esetben borul minden.

Milyen egy jó pályázat?

Mindig azt mondom, hogy akkor jó egy pályázat, ha az maximálisan az ügyfél érdekeit szolgálja, ha a pályázat maximálisan rá van szabva. Ha valakinek eszközre van szüksége, akkor azok szerepeljenek a pályázatban, ha valaki a munkavállalóit szeretné képeztetni, akkor az. Ha egy példával kellene bemutatni a jó pályázatot, akkor azt mondanám, hogy azok voltak a legjobbak, amikor testvériskolai kapcsolatokat alakítottunk ki különböző intézmények között. Így az ország hátrányosabb településeiről eljuthattak gyerekek például a Balatonra vagy egy pár napot Budapesten tölthettek. Olyan dolgokat tapasztaltak meg, amiket addig sosem. Nekem ilyen a jó pályázat.

Találunk egy jó pályázati lehetőséget, amely pont megfelel számunkra. Hogyan álljunk neki?

Először is minden pályázathoz tartozik egy úgynevezett felhívás, amely minden fontos információt tartalmaz. Például, hogy mikor lehet beadni a pályázatot, milyen formában, és hogy egyáltalán pályázhatunk-e rá. A legfontosabb, hogy ezt pontosan elolvassuk. Ezután pedig át kell gondolni, hogy mit is akarunk mi ettől a pályázattól, miért szeretnénk ezt, és miért vagyunk alkalmasak rá. Ez időigényes, de ha van egy jó indoklás, akkor szinte nyert ügyünk van.

Hogyan építsük fel a pályázatot? Milyen elemeket kell tartalmaznia? Milyen kritériumoknak kell megfelelnie egy jó pályázatnak?

Minden pályázat más és más. Van, amit papíron kell benyújtani, és van, amit elektronikusan. Van olyan, amihez csatolnunk kell különböző mellékleteket és lehet olyan is, ahol csak szöveges alátámasztás kell. A legfontosabb része szerintem mindig a pályázó, és a pályázat céljának a bemutatása. Fontos, hogy minden alá legyen támasztva szöveggel és/vagy dokumentumokkal. Ezek nélkül a pályázat szinte semmit nem ér.

Mikre kell odafigyelni a pályázatírás során? Milyen pontokon lehet a legjobban elcsúszni egy pályázat leadásakor?

A legfontosabb a határidő betartása. Ha a pályázatot 2018.03.19-én 12 óráig lehet leadni, akkor a 13 órakor leadott pályázat már nem érvényes (az elektronikus felületek le is zárnak ilyenkor automatikusan). Ami még nagyon lényeges, hogy a szakmai alátámasztásnál ne térjünk el a témától. Azt magyarázzuk meg, hogy a pályázat tárgya miért fontos nekünk.

Többet ér egy rövid, de velős szöveg, mint egy több oldalas „mellé magyarázás”.

Hogyan állítsuk össze a költségvetési tervet egy pályázathoz? Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni?

Szinte minden pályázat költségvetésénél elvárt kritérium, hogy a lehető legtakarékosabb módon kell összeállítani a költségvetést. Egyrészt csak olyan eszközöket/szolgáltatásokat tegyünk a pályázatba, amire tényleg szükségünk van, amit meg is tudunk magyarázni. Másrészt pedig érdemes megfelelően tájékozódni az adott piacon, árajánlatokat kérni.

Milyen rendszerben működnek itthon a pályázatok?

Jelenleg nincs egységes pályázati rendszer Magyarországon. Az uniós pályázatokat elektronikus felületen kell leadni és kezelni, az önkormányzati pályázatok pedig még mindig papír alapon működnek. Ez egy nehézség a rendszerben, hogy mindig egy új felületet kell megismerni a beadáshoz, melyek között vannak egyszerűbbek és bonyolultabbak. Ami viszont jó, hogy néhány pályázat beadása után tanulható és megismerhető mindegyik.

Milyen könyveket érdemes elolvasni a témában?

Ez mindig az adott pályázat témájától függ. Egy uniós pályázatnál nagy előny, ha az ember tisztában van az aktuális gazdasági helyezettel és politikával nem csak hazai, hanem nemzetközi szinten is. De például egy képzésekről szóló pályázatnál elengedhetetlen, hogy ismerjük az éppen aktuális oktatási folyamatokat, az oktatás teljes helyzetét. Mielőtt egy adott témával kapcsolatban elkezdek pályázatot írni, mindig igyekszem tájékozódni a témát illetően, legyen az akár gazdasági, akár oktatási, akár például munkaügyi téma.