Az idő a te kezedben van! – tippek időmenedzsmenthez

/ Kérdezz!Felelek

“Jól jönne ha több időm lenne!” – hangzik el a válasz, mikor megkérdezzük a mentorainktól, hogy mi segítené a munkájukat a Mentorprogramban. Egy önkéntes munkánál ez persze legtöbbször így lesz, de többségünknek az élete minden területét jellemzi ez. Ennek azonban nem kell így lennie. Egy kis tudatossággal változtathatunk a berögzült szokásokon, hatékonyan és hasznosan alakíthatjuk az életünket, az időnket. A Láthatatlan Egyetemet már sokan ismerik az időgazdálkodási képzéseikről, hozzájuk fordultunk mi is a témában. A szervezet két képzőjével, Szekeres Klárival és Czigány Mártonnal beszélgettünk arról, mi is valójában az időmenedzsment, miért is csúsznak szinte mindig a határidők és milyen módszereket érdemes már középsuliban alkalmazni a produktivitás növeléséhez.


A beszélgetőpartnereink más-más területen dolgoznak, azonban a tudatos jelenlét és mások segítése közös pont az életükben. Klári jelenleg végzős kommunikáció- és médiatudomány szakos hallgató a Budapesti Corvinus Egyetemen, emellett pedig az Oktatáskutató és Fejlesztő Intézetnél dolgozik projektasszisztensként, ahol általános iskolás tankönyveket digitalizálnak. Márton mérnök karrier tanácsadó, így olyanokkal dolgozik együtt, akik folyamatos fejlődésre, nagyobb megbecsülésre és anyagi biztonságra, jólétre vágynak.

Mit is jelent pontosan az időmenedzsment?

Klári: Szerintem az időmenedzsment kifejezés nem pontos, hiszen az idő felett nincs hatalmunk, akkor is telik, ha nem akarjuk. A feladataink beosztására és elvégzésére viszont tudunk hatással lenni, így én elsősorban tudatos, a céljainkhoz igazodó és elősegítő feladatvégzést értek alatta.

Márton: Az időmenedzsment nekem azt jelenti, hogy tudatosan szervezem a napjaimat, hónapjaimat és az életemet. Itt van ez a szerencsés esetben 50-70 év előttem. Mit szeretnék kezdeni vele, és azt hogyan tudom elérni? Ez az időmenedzsment.

Mi volt az a pont az életetekben, ami miatt elkezdtetek foglalkozni az időmenedzsmenttel?

Klári: Érettségi után azt éreztem, hogy enyém a világ, aztán eltelt három év, és valahogy nem jött a nagy áttörés.

Rá kellett jönnöm, hogy a sok passzivitással és sorozatnézéssel soha nem leszek a saját életem alakítója, ezért aktivizálnom kell magam.

Az időgazdálkodás képzésen írtam le először a céljaimat és el is kezdtem őket megvalósítani. A sikerélmény nem is maradt el: rövid időn belül sikerült a második nyelvvizsgám, megnyertem egy táncversenyt, elutaztam Prágába, Nápolyba, Párizsba, és ez még csak a lista eleje volt. Mindeközben a mindennapi időbeosztásban is sokat fejlődtem.

Márton: Még egyetem alatt vallottam be magamnak, hogy nem vagyok elégedett az eredményeimmel (nem csak a jegyeimmel), és úgy döntöttem, hogy teszek ez ellen. Az időgazdálkodás innen jött.

Miért éreztétek úgy, hogy másokkal is meg kell osztanotok az időmenedzsmenttel kapcsolatos tudásotokat? Miért váltatok képzővé?

Klári: Minőségi javulást hozott az életemben és ezt másokkal is meg akartam osztani. Ez tényleg egy olyan ügy, amiben hiszek, ki tudok állni mellette, ezért határoztam el magam a Láthatatlan Egyetem mellett. A felnőttoktatás és tréningezés ráadásul egy különösen izgalmas és érdekes része az oktatásnak, ami szintén motivált abban, hogy képzővé váljak.

Márton: Számomra nehezen emészthető az a kidobott potenciál és boldogság, amit azzal vesztünk el, hogy az emberek nagy része nem használ naptárat vagy ToDo listát, illetve nincsenek definiált, leírt céljaik. Szerintem ennek alapvetőnek kellene ma már lennie.

Hogy látjátok, miért csúszunk el sokszor a határidőkkel és a feladatokkal?

Klári: Sok dolog ott csúszik el, hogy az emberek többsége nincs tisztában azzal, hogy egyes feladatok mennyi időt igényelnek, illetve felesleges dolgokkal vesztegetik az idejüket, aminek túlságosan nagy jelentőséget tulajdonítanak.

Márton: Gyakran azért, mert olyan feladatokat vagy határidőket vállalunk el, amelyekkel nem igazán értünk egyet. Nem gondoljuk, hogy az igazán fontos lenne nekünk. Nem kell mindent elvállalni és főleg nem irreális határidővel. Másik jellemző oknak gondolom, hogy csak nagyon rövid távra látunk és tervezünk előre. Belevágsz egy edzéstervbe, projektbe, bármibe és még lelkes vagy, látod a célt magad előtt. Aztán elérsz oda, hogy akkor is edzeni kéne, amikor éppen nincs kedved, vagy punnyadnál inkább helyette. Ilyenkor nem nehéz elfelejteni, hogy mi volt az eredeti cél és döntés.

Számotokra mi a legjobban bevált praktika? Mit tesztek, ha kevés az időtök és sok a feladatotok?

Klári: Tervezés, priorizálás, rituálé. Minden hét végén megtervezem a következő hetemet, hogy mit fogok csinálni, hol és kivel leszek, mit fogok elintézni. Ha nagyon sok a feladatom, akkor a legfontosabbakat veszem előre és azokat oldom meg, a többivel addig nem is foglalkozok. A nehéz, komplex vagy unalmas teendők előtt pedig valamilyen kellemes dolgot végzek (például teázok vagy olvasok), hogy könnyebben rávegyem magam az elvégzésére – ez a rituálé. Takarítás előtt például mindig iszom egy finom kávét egy kis sütivel vagy gyümölccsel, és máris szebbnek hallom a porszívó hangját.

Márton: Priorizálok, azaz megnézem, hogy a sok dolgom közül mi a legfontosabb, mi nyomaszt legjobban, melyiknek a megoldásával kerülök közelebb a többi megoldásához is. Ha valakit érint, hogy csúszom a lejjebb rangsorolt feladatokkal akkor szólok neki, hogy bocs, ezzel és ezzel eddig és eddig tudok csak végezni. Az érettségire készülve ez kevésbé alkalmazható (még szerencse, hogy az élet általában nem hasonlít az érettségire). Amikor halálosan unod a tanulnivalót, akkor jól jöhet például a pomodoro módszer. Ekkor a nagy feladatot vállalható méretű részekre osztod, és a tanulás során mindig csak egyre koncentrálsz közülük. Amit még gyakran alkalmazok, az önjutalmazásnak egy egyszerű, de talán furcsa módszere. Amikor befejeztem egy fontos, de akár kis horderejű feladatot, akkor ökölbe szorítom a kezemet és mélyen átélve azt mondom  magamnak: “ez az, megcsináltam”.

Ha kicsit visszagondoltok a középiskolás énetekre, mit javasolnátok neki, mit változtasson az időbeosztásán?

Klári: Visszagondolva az volt a legnagyobb problémám, hogy mindig máshol voltam, mint ahol lennem kellett volna és mással foglalkoztam, mint amivel kellett volna. A tanórákon a telefonommal játszottam vagy a hétvégi bulit tervezgettem, ahová végül nem mentem el, mert a suliban nem figyeltem és tanulnom kellett.

Rengeteg időt és energiát megspóroltam volna, ha tudok jelen lenni, és azt hiszem sokkal kiegyensúlyozottabban teltek volna a középiskolás éveim.

Márton: Visszagondolva nem látok problémát az időbeosztással. Viszont azt rágnám a szájába, hogy nem csak az az út létezik, amit eddig látott, otthonról hozott, hanem sokkal többféle cél is elérhető. Az egyetem nem kötelező és önmagában gyenge cél. Akkor van igazi értelme, ha eldöntötted, hogy mit akarsz csinálni, és megbizonyosodtál, hogy ahhoz ez a legjobb út.

Minél konkrétabban eldöntöd, hogy merre tartasz, annál jobb lesz a hatékonyság is.

Például, ha programozó akarsz lenni, akkor nem biztos, hogy az egyetem a legjobb út. 4 hónap alatt egy gyorstalpalón megtanulsz programozni és még két hónap után állásod is lesz. Mire az évfolyamtársaid elvégzik a Bsc-t jó esetben 7 félév alatt, neked már tapasztalatod és akár kétszeres fizetésed is lehet, mint amivel majd ők kezdenek. És hogy, mi köze ennek az időgazdálkodáshoz? Az, hogy anyagilag megspóroltál 7 egyetemi félévet, kerestél közben komoly pénzt és valódi tapasztalatokat. Mindennek az ára, hogy kevésbé lesz mély az elméleti tudásod, kimaradsz néhány egyetemi buliból.

Mi az, ami szerintetek a legtöbb fiatalnak nehézséget okoz? Hogyan tudnák sokkal hatékonyabbak lenni, jobban összeegyeztetni a tanulást, a szabadidőt és a külön órákat?

Klári: Azt tudnám tanácsolni, hogy először is monitorozzák magukat. Írják fel egy vagy két hétig, hogy milyen elfoglaltságaik vannak, mi mennyi időt vesz el. Aztán szelektáljanak, csak az igazán fontos dolgokra fókuszáljanak, és azokat a tevékenységeket engedjék el nyugodtan, ami számukra nem fontos, nem okoz örömet vagy nem viszi őket előbbre. Itt Budapesten szerintem az egyik legnagyobb időrabló az utazás. Sajnos a suli, a magánórák, szórakozóhelyek ritkán vannak egy helyen, sok az utazás közbeni holtidő. Viszont ezt jól ki lehet használni, érdemes online ügyet intézni, üzeneteket váltani, olvasni. Tanulásnál merjenek csapatban dolgozni, és leosztani egymás között a feladatokat. Egy 12 tételből álló lista kidolgozása egy megbízható 4 fős baráti körben már csak 3 tételt fog jelenti.

Márton: Szerintem felelősséget vállalni az igényeikért és a vágyaikért. Azt belátni, hogy hosszú távon bárhogy is lesz, az főleg rajtam múlik. Nekem ez volt a legnehezebb legalábbis.

A Láthatatlan Egyetemről rövidenA Láthatatlan Egyetem mágikus hármasa a közösség, a tér és a tudás. Próbálják biztosítani minden egyetemista és fiatal felnőtt számára: a nyitott, világért tenni akaró közösséget, teret a kapcsolódáshoz és olyan életvezetési ismereteket, amelyekkel a formális oktatás nem foglalkozik. Ezért is lett a szervezet neve Láthatatlan Egyetem, mert „láthatatlan” tudást adnak.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük